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浅析档案管理数字化工作的必要性
发布日期:2018-01-11          作者:柳州市工商局 陶海红

                                   

随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的迅速发展和广泛应用,档案信息的计算机管理已成为发展的趋势,对各类纸质档案进行数字化处理,为建立集中数字档案馆势在必行。档案数字化管理,在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

柳州市工商局从2013年起开始抓档案数字化工作,市场主体档案归档范围为各类企业、个体工商户开业、变更、注销、年检、备案申请材料及各城区(分)局、注册局的核准记录。柳州市工商局下属的城区(分)局、工商所目前拥有大大小小的档案室共30个,档案藏卷达30万册,现在业企业45347,在业个体工商户 136282户。至20157月,市工商局已经完成文书扫描17102 ,录入各类目录 81622 条,共扫描 197604 页,所藏文书档案数字化比例为100%。市场主体数字化扫描工作正在进行中,目前已经扫描14802卷, 录入各类数据194258 条,完成扫描件835017页,数字化档案数据库已经初具模型。
 

、柳州市工商局档案数字化具体做法和经验

(一)组织立项,给人给钱,为数字化工作提供坚强后盾。

为了确保全局档案数字化工作的顺利完成,市工商局党组从办公经费中立出专项资金,成立了办公室,信息科,后勤服务中心,财务科、企个科、外资科、法规科、注册分局等成员单位的工作小组,由局长负总责,分管副局长具体负责,小组成员包括科室负责人、熟悉档案法律法规及各类档案归档和整理规范的业务人员、熟悉计算机技术的业务人员。工作小组主要职责是统筹档案数字化招标、经费开支、服务扫描加工工作,并解决档案数字化过程中遇到的问题,包括对局属各单位档案数字化工作进行指导。

(二)因地制宜,实事求是,保质保量完成档案数字化工作。

档案数字化程度高低,涉及到经费统筹、利用价值、工作量等方面因素,柳州市工商局的市场主体档案百分之八十是完成装订入库的,从节约经费和利用统计这两个元素着眼,实事求是地作出尊重历史档案的数字化范围。一是对改制前的市场主体档案数字化原则上保持装订的原貌,按照装订的目录和内容进行扫描处理切分,对跳页或漏页的通过计算机技术修复处理。二是梳理档案数字化工作的流程。为确保市场主体档案数字化的工作有质有量的完成,市局指定4名工作人员配合杭州唐人视听发展公司,对需要扫描加工的企业档案先行预检,通过表单完成档案扫描的对接工作,通过对预检中的问题档案进行处理,对已经完成扫描的档案进行核对审核,对核查过程中发现的问题和不达标的扫描图像返还并要求加工方当即处理。通过一检一核工作机制,确保档案数字化的质量。

(三)立足前瞻,科学管理,积极探索和实践档案数字化“一条龙”服务模式。2013年起,柳州市工商局认真落实区工商局档案数字化工作的精神,结合档案工作的实际情况,转变观念,创造条件,立足于红盾业务和档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对设立登记的市场主体送来整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描(数字化)、消毒杀虫、数据备份等系列程序后,纸质档案接收进档案室,备份档案数据导入数字化档案服务器中,方便查阅利用。这种服务模式的可以减少了档案多次搬运造成的人力、物力和时间的浪费,在受理市场主体设立登记等业务过程中同步完成红盾业务软件基础数据采集又完成了纸质档案的数据采集,可谓一举二得。不仅规范纸质档案管理,实现档案数字化,也实现了档案数字化现代化利用。

(四)提高素质,倾斜基层,认真细致做好档案扫描前的基础工作。档案基础工作是档案信息化建设的基础,做好档案扫描前的基础工作是数字化的前提和条件。档案扫描前的基础工作包括档案的收集、规范整理、鉴定、破污档案抢救、档案目录数据准备,以及拆除装订、页面修整、统计等方面。扫描前,首先要收集齐全,未整理的的档案材料要按照相应的整理规则规范化整理,编制统一规范的档号,对档案价值和保密程度进行鉴定,对模糊不清、破损和有污迹的档案进行抢救。市工商局以城区(分)局为单位,配备了价值一百万的扫描设备,为下一步数字采集“一条龙”工作模式打下基础。

(五)有始有终,有条有理,认真做好每个环节的档案数字化工作。选择有档案数字化资质的公司合作,制定和完善档案数字化加工场所日常工作制度、保密制度、防火制度等相应规章制度和工作标准,并严格监管,督促落实。这是档案数字化的前提工作。在档案扫描加工服务工作招标过程中,严格筛选合作方,讲技术,讲经验,讲质量,讲价格,货比几家,择优合作。档案管理工作人员还要经常到扫描现场检查、解决、协调扫描过程中出现的各种问题,避免扫描公司盲目追求速度,而忽视质量。要经常对扫描的图像质量进行抽查,发现质量不符合要求的,坚决予以纠正。

二、柳州市工商局数字档案扫描工作中存在的问题

(一)缺乏档案数字化方面的人才

目前,柳州市工商局档案数字化工作主要依靠具有资质的档案扫描公司进行,工商工作人员主要负责预检,监管、指导和服务,并存在总量不足,没有专业的档案管理工作人员的困难,特别是高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才缺乏。

(二)档案数字化历史问题较多

纵观市场主体的档案,源于纸质档案装订标准不同,一直存在差异,基本是表现为目录不同,切分标准不同,倒置装订内容分类错误,认知错误,档案资料不按目录装订等问题。

(三)档案“补扫”“补装订”现象仍然存在

按照《机关文书档案归档规则》要求,进行装订、整理、分类、编号、装盒。并实行信息化管理,所有归档档案全部录入电子档,方便查阅、规范管理。市场主体档案有一部分未能及时归档,特别是变更、年检的资料,需要腾出人力来整理、装订,扫描。

三、对于推进档案管理数字化工作的思考与对策

(一)大力加强人才培养,为档案数字化建设提供智力支持。目前,柳州市工商局市局档案室共有工作人员5人,正式工1人,临时工4人,各城区(分)局没有专门的档案工作人员。普遍存在年龄偏大,学历偏低,专业结构不合理,计算机操作能力一般等情况我们发现,传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素,借助专业人才的管理,借助信息数字化在社会各领域的拓展,可以克服传统的纸质档案装订出现的种种缺陷,如随着年久会出现霉变,霉点,字迹模糊不清的现状,磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损;受限于档案管理的标准不一,档案管理目录不入,内容切分也有所不同等,在数字化档案管理过程中,不仅要求档案管理人员必须具备档案管理的专业知识,还要熟练掌握工商行政管理的业务知识,具备计算机信息管理等方面的技术技能。要针对性地吸纳专业型人才充实到档案队伍中来,并广泛吸纳熟悉计算机技术、信息网络技术,热爱档案事业的专业人才,以满足电子档案管理的需求。

(二)建立健全档案工作机制,定人定员定职责,每年将档案整理工作纳入行政预算,认真做好档案管理工作。

一是增强档案法律意识,坚持依法治档,使档案管理规范化、法制化;二是设立部门档案员,明确职责,可以更好地发挥主观能动性,创造性开展工作。如定人,定人,定编,定预算,可以每年按照预期目标认真编制并执行好本单位的档案归档及数字化工作。三是通过档案数字化“一条龙”服务模式,确保每月每季每年档案材料、数字采集和入库管理齐全。

档案工作是工商行政管理重要的基础事业,要实现档案数字化的快速发展,投入是关键,要逐步加大馆藏档案数字化建设投入,强化档案数字化软硬件设施建设,将档案数字化经费纳入下一年的财政预算,并逐年增加,保证落实。

 (三)确保档案动态管理,及时解决档案数字化进程中的疑难问题。档案数字化已经成为档案工作一项重要内容,经常会遇到一些疑难问题,比如,数字化档案信息的知识产权问题;数字化档案信息的利用方式与安全保密问题;数字化档案信息的备份与载体寿命问题等等。针对档案数字化进程中出现的这些疑难问题,要积极组织力量开展专题研究,寻找解决办法或方案,确保数字化工作顺利开展。同时,优化数字化档案管理者知识结构和队伍结构,多请教相关专家和上级业务主管部门,并注意在实践中积累经验。
   

综上所述,随着计算机网络的进一步发展,档案管理数字化将展现越来越显著的优越性,我们要充分认识到档案管理数字化的意义,更多的考虑如何加强数字化建设。诚然,在档案数字化的进程中,我们会遇到各种各样的困难和挑战,档案数字化工作是一项系统工程,需要投入巨大的人力、物力、财力和技术力量。柳州市工商局将立足实际,努力解决和克服数字化工作存在的问题,稳步推进数字化建设,确保档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,满足社会对档案利用的需求



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